Antes de presentar los resultados que permiten describir la realidad del ejercicio de nuestros notarios, ofrecemos algunas informaciones que representan aspectos de la Ley del Notariado que los mismos deben cumplir, tales como: titulación, el sello, lugar de residencia y estudio abierto, de los cuales los tres primeros son cumplidos por el 100% de los notarios colaborantes con la investigación, 34.
Los notarios con estudio abierto cuestionados en el momento fueron 21, lo que significa que 13 ejercerían el notariado contraviniendo el artículo 12 de la Ley de Notariado. A tal respecto cabe destacar el hecho de que en nuestro municipio, las oficinas de notarios o notarías como tales no existen, sino que nuestros notarios, salvo raras excepciones, se encuentran asociados a oficinas de abogados establecidas y entre ellos algunos firman documentos a otros abogados.
Para establecer las características del ejercicio de nuestros notarios activos fueron observados archivos y documentos de 24 de ellos, siendo los aspectos evaluados los siguientes:
o Cuadro de las personas interdictas.
o Redacción de las actas notariales.
o Existencia y condiciones del protocolo.
o Legalización de las firmas o huellas digitales.
o Tarifa vigente para el cobro de honorarios.
Existencia del Cuadro de las Personas Interdictas
Ninguno de nuestros notarios prepara el cuadro de las personas interdictas que señala la Ley del Notariado en su artículo 19 y, preguntados por la causa del no cumplimiento de tal disposición, el 100% de los mismos respondió que no recibe las informaciones necesarias de parte del Procurador Fiscal, tal como lo dispone el mismo artículo.
Las Actas Notariales y su Redacción
En sus artículos 21 a 32, la ley del Notariado contempla sobre las actas notariales y su redacción los siguientes elementos: el instrumento utilizado para su escritura: manos y máquina de escribir, los datos que debe contener el acta, las palabras omitidas, las traducciones, las características del papel, los datos de las actas relativas a los bienes inmuebles y a los actos hipotecarios y la identificación de las partes y los testigos. En esta parte de la investigación participaron 24 notarios. Los restantes 10, por diversas razones no mostraron sus archivos.
El 100% de las actas observadas han sido escritas a máquina (computador). En cuanto al resto de los requisitos de las mismas tales como contexto en uno solo y en idioma español como lo consigna el citado artículo, están correctas. El 66.67 por ciento tiene abreviadas las palabras doctor y número, no observándose blancos, lagunas, intervalos, notas al margen, interlíneas, palabras enmendadas, rayadas y adicionales.
La totalidad de las actas observadas no contiene mención de poderes ni traducciones. Acerca de la no mención de poderes, los notarios explicaron que no es frecuente el caso, ya que sólo se presenta si se trata de partes que residen fuera del país. En el caso de las observadas sin traducciones, las mismas no aplicaban para ellas.
Nombres, apellidos, nacionalidad, número de Cédula de Identidad y Electoral, calidades, domicilio y residencia de las partes y de los testigos, así como el día, el mes y el año en que fueron escrituradas, datos que indica la Ley del Notariado en sus artículos 21 y 22, aparecen en el 50% de las actas.
En cuanto a las características del papel, el cual consideramos no adecuado por las medidas tomadas durante nuestra observación y a las especificaciones de la ley en su artículo 27: resistencia y durabilidad y dimensiones, uno de nuestros notarios nos explicó que, mediante resolución, la Suprema Corte de Justicia prohibió a los notarios utilizar en sus actos el Escudo Nacional y que por tal motivo dejaron de utilizar el papel notarial que poseía las características indicadas por la ley, sustituyéndolo por papel que habitualmente se usa para imprimir documentos producidos usando las computadoras.
Sobre los actos relativos a los bienes inmuebles, el 100% de las actas observadas carecen de al menos uno de los datos requeridos por la Ley analizada en sus artículos 28 y 29 cuya descripción debe expresar, para que no haya lugar a dudas, las informaciones siguientes:
o Situación y linderos, nombre o números y medida superficial;
o Cargas que graven el inmueble, justificadas por las partes o que los mismos estén libres de gravámenes si lo certifica el Conservador de Hipotecas o el Registrador de Títulos;
o Designación de predios sirvientes o dominantes en las servidumbres, si las mismas son aparentes y su signo, circunstancias que constarán en documentos o por declaración de las partes;
De los 24 archivos observados de los notarios, sólo 10 mostraron actos hipotecarios, de los cuales 3 presentan las actas completas y 7 incompletas. Sobre los 14 que no fueron observados, los notarios explicaron que se trata de documentos que son conservados por los bancos a los cuales trabajan.
De acuerdo al artículo 28 de la ley del Notariado vigente, los actos hipotecarios deben contener:
o El importe y la causa del crédito;
o Los intereses estipulados o la declaración de no devengarlos el capital adeudado;
o La época en que son exigibles el capital y los intereses; y
o La elección de domicilio de las partes dentro de la jurisdicción del Juzgado de Primera Instancia de la provincia donde radique el inmueble afectado.
El 100% de las actas observadas presenta la identificación de las partes de acuerdo a la Ley del Notariado en sus artículos 30, 31 y 32, que dispone que los comparecientes ante notario, partes y testigos, deberán ser identificados mediante la presentación de su Cédula de Identificación y Electoral u otro documento si los mismos no están obligados a poseerla.
El Protocolo Notarial
Mediante la observación directa de los archivos de 24 notarios activos observados, hemos podido comprobar que el protocolo notarial como lo describe la Ley del Notariado en sus artículos 34, 38 y 39 no existe, ya que 4 conservan las actas enganchadas en carpetas y 20 las conservan en carpetas, pero sueltas.
La Ley del Notariado vigente dispone para la conservación de las actas que los notarios escrituren, el uso del protocolo notarial, su organización, numeración, márgenes de las hojas, apertura y cierre y encuadernación, así como su integridad y conservación.
Los artículos 33 a 55 de la Ley del Notariado establecen como obligación de los notarios conservar los originales de las actas auténticas que escrituren y formar con ellas un protocolo, el cual viene a constituirse en un libro-registro de los actos auténticos instrumentados por cada notario con motivo de su ejercicio profesional, además de otros tópicos abordados en este capítulo como son:
o Los relativos a las características de las actas protocolizadas;
o La apertura y el cierre de cada volumen del protocolo; y
o La obligación de preservar los documentos del archivo contra pérdidas y averías.
Sólo 1 de nuestros notarios numera de forma correcta las actas protocolizadas, es decir, de acuerdo a lo dispuesto por los artículos 35 y 36 de la Ley del Notariado vigente, los cuales consignan la forma en que serán numeradas las actas escritas en letras y por orden de fecha y las hojas de cada volumen del protocolo con el número que les pertenezca por su orden.
De las actas protocolizadas, sólo 1 está elaborada en papel notarial y posee las características señaladas por la ley. Las demás, impresas en papel normal para computadora, presentan dos características: o no tienen marcados los márgenes o los marcados por el equipo no son los correctos.
En su artículo 37, la Ley del Notariado dispone que las hojas de las escrituras matrices tengan un margen blanco de 4 centímetros por la parte en que haya de encuadernarse y uno de 2 centímetros por la parte opuesta.
Las condiciones observadas para la conservación de los documentos son en su mayoría inadecuadas, dado que sueltos en carpetas ni en computador ofrecen garantía de conservación, por lo que resulta violatoria de la Ley del notariado, el cual señala como obligación del notario velar por la conservación y por la integridad del protocolo.
Al ser requerido a los notarios el Libro Índice de los Actos Auténticos que escrituren, los mismos manifestaron que no disponen del mismo, contraviniendo así los artículos 41 y 42 de la Ley del Notariado, que estable que el libro índice de los actos auténticos debe contener: la
fecha y la naturaleza del acta, los nombres de las partes y de los testigos, la relación del registro y la firma y sello del Presidente del Juzgado de Primera Instancia de la Cámara Civil, Comercial y de Trabajo del Distrito Judicial al cual pertenezca.
Sólo 1 de los notarios registraba las actas bajo firma privada, lo que indica que el restante trabaja contraviniendo el artículo 33 de la ley del Notariado vigente, el cual dispone que los notarios deberán llevar un registro de las actas bajo firma privada que legalicen.
Legalización de las firmas o huellas digitales.
La totalidad de los notarios declara que las firmas y las huellas digitales son colocadas en las actas de manera presencial. Sin embargo, durante nuestras visitas de observación pudimos constatar el acto de firma y sellado de los notarios sin la presencia de las partes, es decir, sin observar las formas que determinan los artículos 56 y 57 de la Ley del Notariado cuando establecen que los notarios dan carácter de autenticidad a los actos bajo firma privada, mediante la legalización de las firmas estampadas por los otorgantes de dos maneras:
* Dando constancia jurada de la persona cuya firma o huellas digitales legaliza son suyas y que han sido puestas voluntariamente en la fecha indicada en el acta (presencial); y
* Certificando la declaración de las partes de que las firmas o huellas digitales que aparecen en el documento son suyas (declaratoria).
La tarifa Vigente.
Un factor a considerar por este estudio es el económico ya que, si un profesional del notariado no se siente satisfecho con los emolumentos recibidos por su ejercicio se ve compelido a realizar otras labores, lo que provoca que no pueda ejercer a tiempo completo, situación que determina una baja calidad en su desempeño.
En su artículo 67, la Ley del Notariado establece la tarifa para el cobro de los honorarios a la cual deberán someterse los notarios (Art. 65) y en la misma son fijados los precios de los distintos actos que han de instrumentarse y señalados por 28 artículos y 4 párrafos, honorarios que oscilan entre RD$25.00 (numeral1) y RD$2,000.00 (numeral 27), siendo el precio de las copias la mitad del establecido para el original del acto instrumentado.
Al cuestionamiento sobre si consideran suficientes los precios fijados por la tarifa para el cobro de sus honorarios, un notario respondió afirmativamente y el resto lo hizo negativamente y, como sugerencias respecto, 25 notarios proponen que la tarifa sea revisada y la ley modificada para que los honorarios por ella fijados se ajusten a la realidad socioeconómica del momento.
ÁGUEDA RAMĺREZ DE RODRĺGUEZ
Barahona, 23 de abril, 2018
